A Fatura Eletrónica

A Fatura Eletrónica

2020-08-19 0 Por dicasfiscais

Todas as transações comerciais têm subjacente um documento que suporta essa transação, quer sejam vendas efetuadas ou prestações de serviços realizadas por um determinado sujeito passivo. Esse documento designa-se por fatura.

Já lá vai o tempo em que falávamos de faturas manuais, estas eram impressas por tipografias autorizadas pelo Governo, depois passámos a ter também a possibilidade de emitir faturas através de programas informáticos. Hoje em dia falamos de Fatura eletrónica.

A Fatura Eletrónica veio trazer mais rapidez na emissão mas também maior controlo por parte do Governo, pois dá muita informação e permite conhecer o comportamento dos contribuintes.

Existem diversos países que adotaram a utilização da Fatura Eletrónica, e entre eles está o nosso país. A legislação que determina a obrigatoriedade da Faturação Eletrónica tem por base a Diretiva 2014/55 da União Europeia, que define a Fatura Eletrónica como “uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu processamento automático e eletrónico”.

A Fatura Eletrónica veio substituir a fatura em papel e apesar de estar a ser implementado em países de todo o mundo, existem ainda confusões sobre o que realmente significa.

Muitas vezes não se sabe o que é uma Fatura Eletrónica, do que se trata, como ela é e por quem é utilizada. O principal erro, é pensar que qualquer fatura enviada e recebida por meios eletrónicos constitui por si só uma Fatura Eletrónica. Isto não é certo, uma vez que para além desta condição, as faturas devem cumprir uma série de requisitos que tornem o documento digital numa alternativa válida com atribuições legais e fiscais às outorgadas ao seu homólogo em formato papel.

No próximo ano muitos são os contribuintes que se irão deparar com a questão da fatura eletrónica. Até mesmo os consumidores deverão estar informados de como devem agir perante a receção de uma fatura eletrónica.

Definição de Fatura Eletrónica

Os sujeitos passivos podem processar as suas faturas através dos seguintes meios de processamento (nos termos do artigo 3.º e 12.º e seguintes) do Decreto-Lei n.º 28/2019:  
– Manualmente através de faturas pré-impressas tipograficamente, em tipografias autorizadas pelo Ministro das Finanças;   
– Faturas processadas através de sistemas informáticos, devidamente certificados pela Autoridade Tributária e Aduaneira (incluindo no Portal das Finanças);   
– E, ainda, através de outros meios eletrónicos.

Um dos aspetos inovadores que o referido diploma legal DL 28/2019 consagra é a possibilidade de emissão de fatura pelos sujeitos passivos, sem a correspondente impressão do documento ou sem a respetiva transmissão por via eletrónica, quando o adquirente ou destinatário da mesma não seja sujeito passivo – é a chamada Fatura Eletrónica.

A Portaria 114/2019 de 15 de maio regulamenta os termos e condições para o exercício da opção prevista na alínea c) do n.º 1 do artigo 8.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, pelos sujeitos passivos que pretendam ficar dispensados da impressão das faturas em papel ou da sua transmissão por via eletrónica.

Importa assim definir o que é uma Fatura Eletrónica, trata-se pois de uma fatura emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu processamento automático e eletrónico.

A Fatura Eletrónica tem de ser emitida através de um software de faturação certificado, e não apenas tratar-se de uma simples digitalização da fatura manual.

O Software de Faturação tem associado uma assinatura digital autenticada, sendo utilizado um certificado emitido por uma entidade certificadora fidedigna, assegurando a autenticação da emissão das Faturas e a integridade dos dados que constam nas faturas.

Existe no mercado diversos software de faturação fornecidos por empresas da área.

Podemos dizer que a Fatura Eletrónica tem a particularidade de ser assinada eletronicamente. Ela tem a mesma validade que uma fatura em papel.

Quem está obrigado a emitir uma Fatura Eletrónica

O Decreto-Lei 123/2018 estabeleceu as normas de emissão e receção de faturas eletrónicas em Portugal, assim como o modelo de implementação da faturação eletrónica, que se realiza gradualmente até janeiro de 2021.

O Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, precedeu à regulamentação das obrigações relativas ao processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes que recaem sobre os sujeitos passivos de imposto sobre o valor acrescentado (IVA).

Desde o início de 2019 que a fatura eletrónica é obrigatória para todas as empresas que estejam abrangidas por contratos públicos, assim como para as entidades públicas (organismos da administração direta do Estado e institutos públicos).

Até ao dia 17 de abril de 2020, as designadas “Grandes Empresas”, são obrigadas a emitir Faturas Eletrónicas. Entende-se por “Grandes Empresas” as empresas com mais de 250 funcionários, com mais de 50 milhões de euros de faturação e a partir de 43 milhões de euros de balanço.

Em relação às microempresas e pequena e médias empresas têm até ao dia 31 de dezembro de 2020 para implementar a utilização da faturação eletrónica.

Sujeitos Passivos que não estejam obrigados mas optem pela emissão da Fatura Eletrónica

Os sujeitos passivos que pretendam exercer a opção, nos termos da portaria 144/2019 de 15 de maio, devem:

a) Emitir as faturas através de programa informático certificado;

b) Efetuar a comunicação dos elementos das faturas abrangidas pela dispensa de impressão em papel à AT na forma prevista na alínea a) do n.º 1 do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24 de agosto;

c) Não estar em situação de incumprimento relativamente à obrigação de comunicação dos elementos das faturas prevista no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24 de agosto.

Podem ainda exercer a opção os sujeitos passivos que, não reunindo as condições previstas anteriormente, cumpram simultaneamente os seguintes requisitos:

a) Comunicação, em tempo real, do conteúdo das faturas aos respetivos adquirentes ou destinatários através de meio eletrónico;

b) Comunicação dos elementos das faturas à AT por transmissão eletrónica de dados, mediante remessa de ficheiro normalizado estruturado com base no ficheiro SAF-T (PT), criado pela Portaria n.º 321-A/2007, de 26 de março, nos termos da alínea b) do n.º 1 e no prazo previsto no n.º 2, ambos do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24 de agosto.

Os sujeitos passivos que pretendam exercer a opção prevista no artigo anterior, devem comunicar previamente essa opção à AT, através do Portal das Finanças, em www.portaldasfinancas.gov.pt.

A comunicação é obrigatoriamente efetuada no momento em que o sujeito passivo procede à emissão da fatura.

Os sujeitos passivos que tenham exercido essa opção podem, a todo o tempo, proceder ao seu cancelamento através de comunicação, pela mesma via.

Vantagens da Faturação Eletrónica

A faturação eletrónica tem muitas vantagens tanto para os comerciantes como para os clientes, nomeadamente:

  • Garantir o cumprimento da legislação;
  • Melhor controlo e maior simplificação;
  • Diminui o tempo e a burocracia no envio de faturas;
  • Diminuição de custos administrativos e recursos utilizados;
  • Pagamento mais célere uma vez que a fatura é eletrónica e o tratamento de dados é automático;
  • É mais segura, mais privada e fiável, comparativamente à fatura tradicional;
  • Mais fácil de consultar e poupa espaço físico, não são necessários dossiers para guardar as faturas, ficam disponíveis em arquivo digital;
  • É ecológica, porque poupa papel e elimina a emissão de C02.

Desvantagens da Faturação Eletrónica

A utilização da faturação eletrónica implica, em primeiro lugar, a aquisição de um sistema informático que permita emitir faturas de forma eletrónica. Esse sistema deve permitir a emissão e recebimento das faturas, bem como poder assiná-las eletronicamente.        

Além da aquisição de um sistema informático, implica também a harmonização de diferentes realidades distintas entre si como empresas, institutos públicos, câmaras municipais, entidades reguladoras.

O processo de convergência e integração de sistemas pode ser complexo e moroso, sendo também necessário capacitar os funcionários para esta nova realidade.

A Fatura Eletrónica e o Consumidor

Caso em que as empresas estão obrigadas à emissão de faturas eletrónicas ou optem por esta situação, a lei é clara, estas passam a estar dispensadas de imitir faturas ou de enviá-las via eletrónica aos destinatários, no entanto, tudo está dependente da aceitação do cliente. Isto é, se os clientes não consentirem ou, se por alguma razão, exigirem a fatura impressa por duvidarem que foi emitida (criada), a empresa é obrigada a garantir a fatura em papel.

Como aderir às Faturas Eletrónicas (Faturas sem Papel)

Como foi referido anteriormente, no caso de não estar obrigado a esta situação mas optar por emitir faturas sem ser em papel, tem que comunicar esta opção à Autoridade Tributária e Aduaneira.

Deixamos aqui os passos necessários para essa comunicação.

No Portal das Finanças, aceda ao serviço do e-balcão e selecione a área “Atendimento e-balcão”.    

1. Aceda ao atendimento do e-balcão

2. Coloque uma questão

Clique no botão para registar uma “nova questão”.


3. Especifique os campos e a mensagem

Em área, selecione “e-Fatura”.

Escolha “Adesão Fatura s/ Papel” no tipo de questão.

No campo Questão, marque:     
“Nos termos art. 4º n.1” – se a sua empresa comunica em tempo real as faturas à AT
“Nos termos art. 4º n.2” – se a sua empresa possui o método SAFT para comunicar à AT

Preencha o campo do Assunto com “Portaria 144/2019 – Comunicação Opção – NIF_________”, completando com o NIF da entidade aderente.

Na secção da Mensagem, a Autoridade Tributária sugere o seguinte texto: “Declaro que pretendo optar pela dispensa de impressão de fatura em papel reunindo as condições previstas no Art. 4.º da Portaria 144/2019 de 15 de maio”.         

Não se esqueça, por cada venda ou prestação de serviços deve ser emitida uma fatura, independentemente do cliente querer ou não, com indicação de NIF ou consumidor final. Se é comerciante deve saber que tipo de fatura deve emitir e se é consumidor também é importante conhecer as formas que tem ao seu dispor para receber uma fatura por cada bem ou serviço por si adquirido.

Conheça mais Dicas Fiscais aqui